書類の整理・整頓と収納のワザ

会社の書類には、使用中の書類、不要になった書類、一定期間の保管が必要な書類、永久保存の必要がある書類など、家庭の書類とは異なり、長期間保管が必要な書類が大量にあります。
これらの書類は分類し、使用目的に応じて収納することがポイントとなるようです。

使用中の書類は、すぐに取り出しやすいところに保管しておくことが大切です。
誰もがすぐに分かるように、日付や項目ごとなど、分類方法を工夫することです。
ファイルの色分けやラベルを利用した分類法もよいかもしれません。

一定期間保管する必要のある書類は、保管期間や項目など、分かりやすく分類したうえで、一か所にまとめて年度や日付順に並べておくと、期限の到来が分かりやすくなります。
原本を残しておく必要がない書類や保管の必要がある資料は、スキャンして電子化しておけばよいようです。